Planejamento é fundamental em qualquer negócio. Afinal, se não houver uma espécie de “traçado” para o trabalho da empresa, as formas de execução serão diversas e, claro, confusas.
Ter ideias para ganhar dinheiro é fundamental em momentos de crise, mas essas ideias só serão frutíferas se houver uma boa gestão de processos. Isso, aliás, é um fator muito esquecido por novos gestores, o que faz com que boa parcela das novas empresas feche cerca de um ano após sua abertura.
Veja o que é e como fazer uma boa gestão de processos.
O que é gestão de processos?
Também chamada de Business Process Management (BPM), a gestão de processos é um conjunto de atividades que visam melhorar os processos da empresa. Para tal, os gestores documentam, monitoram, controlam e aperfeiçoam todas as suas práticas.
O mais interessante é que isso também vale para a própria gestão de processos, ou seja, ela mesma se monitora para descobrir se sua forma de identificar, documentar e otimizar as atividades é a melhor para o momento da empresa.
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Outro fator importante é que a gestão de processos permite que a empresa esteja aberta a mudanças e não fique “parada no tempo”. Isso não significa, claro, aceitar toda e qualquer alteração em estratégias que estão funcionando bem, mas sim estar predisposta a inovar em seus processos organizacionais.
O que são processos organizacionais
E por falar neles, os processos organizacionais são as formas de fazer cada atividade dentro da empresa. Eles vão desde a compra da matéria-prima até os equipamentos utilizados na produção de um item. Mas eles também entram na parte corporativa — as fases de uma estratégia de marketing, por exemplo, também compreendem um processo organizacional.
Praticamente tudo o que acontece dentro de uma empresa faz parte de um processo organizacional. Se ele não for estudado, controlado e otimizado continuamente, pode ficar atrasado e deixar sua empresa para trás.
Quais as principais características da gestão de processos?
Uma boa gestão segue alguns padrões. Eles podem ter nomes diferentes, mas a estrutura é semelhante. Veja.
Planejamento
Se uma gestão de processos precisa se autogerir, também precisa ser planejada. Por isso, precisa definir como cada fase — desde a documentação até a otimização — deve ser feita e qual o tempo específico para cada uma delas.
Arquitetura
A empresa precisa entender como cada processo organizacional funciona, com todas as suas etapas. Ao mesmo tempo, deve estar aberta a remodelá-los, pois muitos deles provavelmente estarão defasados.
Documentação
Certo ou errado, cada processo precisa ser bem documentado. Assim, os gestores saberão o que fazer para otimizá-lo e nenhuma atividade ficará dependente apenas de um funcionário.
Padronização
Cada atividade deve seguir padrões específicos para que tudo seja feito da melhor forma e, principalmente, reflita a missão, a visão e os valores da empresa. Além disso, a padronização é essencial para quando o processo precisa seguir normas específicas, como as estipuladas pela Anvisa ou pela ABNT.
Modelagem
A modelagem é a forma de colocar em prática tudo aquilo que foi padronizado. Por exemplo: se foi especificado que determinada forma de trabalho pode ser feita home office, a empresa vai estipular como a entrega, o compartilhamento de arquivos e as reuniões serão feitas.
Monitoramento
Os gestores precisam acompanhar e, principalmente, estipular números para saber se os processos estão trazendo resultados. Esses números devem ser realistas, ou seja, não podem ser absurdamente fáceis nem a nível de multinacionais.
Otimização
É a fase em que novas estratégias são pensadas e testadas para a melhoria de processos que já apresentam defasagem.
Integração dos setores
Por mais que cada setor tenha metas e regras específicas, elas precisam estar alinhadas aos objetivos gerais da empresa. Assim, garante-se não só que todos eles estejam de acordo com a identidade da empresa, mas que haja uma integração entre todas as equipes.
